Vanaf 1 januari 2026 zal de facturatie tussen ondernemingen elektronisch moeten gebeuren. Waarom is dat zo? En aan welke voorwaarden moet zo’n factuur voldoen? Een en ander kadert binnen een Europees voorstel om gestructureerd elektronisch te factureren. Op 08.12.2022 heeft de Europese Commissie een reeks maatregelen voorgesteld om het EU-systeem voor btw beter te laten werken voor bedrijven en beter gewapend te zijn tegen fraude, door digitalisering te omarmen en te bevorderen. De voorgestelde maatregelen zijn gebundeld in het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age). Dit pakket bevat onder meer de verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen (‘e-invoicing’). De stap naar digitale facturatie is van belang om de btw-kloof (het verschil tussen wat de overheid moet ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid werkelijk ontvangt) te verkleinen en in te zetten op doorgedreven administratieve vereenvoudiging.

België springt mee op de trein.
Op 29.09.2023 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat het gebruik van gestructureerde elektronische facturen verplicht voor b2b-transacties. Aanvankelijk was het de bedoeling om de verplichte elektronische facturatie gefaseerd in te voeren in functie van de omzet, te beginnen met de grootste ondernemingen, om vervolgens stelselmatig de verplichting uit te breiden. Uiteindelijk werd echter beslist dat alle btw-plichtigen uiterlijk vanaf 01.01.2026 gestructureerde elektronische facturen moeten opmaken als het b2b-transacties betreft.

Hoe elektronisch factureren?
Als u vanaf 01.01.2026 uw facturen elektronisch moet bezorgen, volstaat het niet langer om uw factuur bv. te scannen en als pdf-bestand aan een e-mail toe te voegen. U moet daarentegen werken met een zogenaamde XML-factuur die voldoet aan de Europese norm (PEPPOL – ‘Pan-European Public Procurement On-Line’) en die aangeleverd wordt volgens de Peppol-afspraken. PEPPOL is een protocol en netwerk waarmee bedrijven en overheden in heel Europa facturen op een veilige manier real-time kunnen uitwisselen.

Facturen aan particulieren
Als u in 2026 nog facturen aan particulieren maakt, kan dit nog op de klassieke manier. Op papier of via een email. De nieuwe wet geldt dus enkel voor facturen tussen bedrijven onderling. Ook als u via dagontvangsten werkt, verandert er voorlopig nog niets.

Voor meer informatie en om u concreet op weg te helpen, staat Afibel voor u klaar.
Wij kunnen u een oplossing aanbieden die rechtstreeks met onze boekhoudsoftware in vrbinding staat.